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Wie erstelle ich einen Compliance Ausbildungsplan?

Liechtensteinische Sorgfaltspflichtige haben ab 2024 jeweils für das Folgejahr den Entwurf eines Compliance Ausbildungsplans resp. Schulungsplan zu erstellen. In diesem Blogartikel möchten wir hierzu kurz auf die diesbezüglichen Vorgaben eingehen sowie Inputs zur Erstellung eines betrieblichen Weiterbildungsplans geben.

Schriftlicher Compliance Ausbildungsplan als neue Vorgabe zum Tätigkeitsbericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten

Ab März 2024 sind liechtensteinische Sorgfaltspflichtige verpflichtet, u.a. einen groben Entwurf resp. Schwerpunkte für einen Schulungsplan für ihre Mitarbeitenden zu erstellen. Dieser Schulungsplan ist zu verschriftlichen und ist neu ein inhaltliches Element des jährlichen Berichts des Sorgfaltspflichtbeauftragen (siehe S. 32 ff. der FMA-Wegleitung 2018/7 allgemeine und branchenspezifische Auslegung des Sorgfaltspflichtrechts in der Fassung vom 1. Juli 2023).

Neu ist somit das Erfordernis einer zukunftsgerichteten Planung und verschriftlichten Dokumentation des Schulungsplans im Rahmen eines groben Entwurfs mit Schwerpunkten eingeführt worden, welcher im jährlichen Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten zu integrieren ist.

Bild: Muster Compliance Ausbildungsplan/Schulungsplan der Altmann Consultants GmbH

Muster Compliance Ausbildungsplan Altmann Consultants

Die Aufgaben und Pflichten des Sorgfaltspflichtbeauftragten hinsichtlich Planung, Organisation, Implementierung und Sicherstellung der innerbetrieblichen Aus- und Weiterbildung gehören seit Jahren zu den Kernaktivitäten dieses SPG-Funktionsträgers. So ist der Sorgfaltspflichtbeauftragte gem. Art. 34 SPV für die Planung und Überwachung der internen Aus- und Weiterbildung derjenigen Beschäftigten verantwortlich, welche eine sorgfaltspflichtrelevante Tätigkeit ausüben.

Bislang enthielt der Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten jedoch im Kern einen Rückblick hinsichtlich seiner Tätigkeiten sowie von Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeiten. Der Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten umfasst nun ab März 2024 zusätzlich zu vergangenheitsorientierten Elementen auch zukunftsgerichtete Bestandteile, konkret einen

  • groben Entwurf/Schwerpunkte des Schulungsplans für das Folgejahr sowie einen
  • groben Entwurf/Schwerpunkte des Tätigkeitsplans des Sorgfaltspflichtbeauftragten für das Folgejahr

In diesem Blogartikel soll der Fokus auf den Schulungs- resp. Ausbildungsplan gesetzt werden. Der Aspekt eines zukunftsgerichteten Compliance-Tätigkeitsplans wird thematisch in einem weiteren, separaten Blog-Artikel aufgegriffen (siehe bzgl. dieser Thematik auch unseren Online-Workshop “Untersuchungs- & Sorgfaltspflichtbeauftragter – Textbausteine & Inputs für jährliche Berichte”).

Mögliche Vorgehensweise bei der Erstellung eines Compliance Ausbildungsplans

Die FMA-Wegleitung 2018/7 erwartet hinsichtlich des Schulungsplans einen groben Entwurf mit Schwerpunkten, also eine schriftliche Festlegung von wesentlichen thematischen Weiterbildungs-Feldern, wobei aus dem Wort “Entwurf” hervorgeht, dass nicht eine vollumfängliche, definitive, finale Planung die Erwartung ist. Die konkrete innerbetriebliche Aus- und Weiterbildung hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Mit einem Ausbildungsplan oder Schulungsplan wird u.a. schriftlich der spezifische Bedarf an Weiterbildungen der Mitarbeitenden identifiziert, der thematische Fokus festgelegt und eine Basis geschaffen für die konkrete Organisation und Implementierung der entsprechenden Schulungen.

Wie gesagt ist keine Detailplanung gefordert und es macht Sinn, folgende Elemente beim Aufbau als Orientierung zu beachten:

Identifikation von Compliance-Themen, Schulungsschwerpunkten und Adressaten der Weiterbildungen

Die FMA-Wegleitung 2018/7 enthält in den Abschnitten 11.2.2. und 17.2.6 einschlägige Ausführungen zum Thema Aus- und Weiterbildung. So sind “zumindest folgende Themen abzudecken“:

  • die sich aus SPG und SPV ergebenden Pflichten
  • die massgeblichen Bestimmungen des Strafgesetzbuches (Anmerkung: zu nennen ist bspw. § 165 StGB mit Vortaten zur Geldwäscherei)
  • die internen Weisungen (des Sorgfaltspflichtigen)
  • Vermittlung von Kenntnissen, die es den Beschäftigten ermöglichen, die Transaktionen die möglicherweise mit Geldwäscherei, organisierter Kriminalität und Terrorismusfinanzierung zusammenhängen, zu erkennen und sich in solchen Fällen richtig zu verhalten
  • die massgeblichen Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung (siehe bspw. hierzu unser spezifisches Kursformat Datenschutz in Liechtenstein – Grundlagen und Basics).

Gemäss FMA-Wegleitung 2018/7 (Pkt. 17.2.6) haben Sorgfaltspflichtigen zudem ihre Mitarbeitenden regelmässig, das heisst mindestens einmal jährlich zum Thema internationale Finanzsanktionen resp. Internationales Sanktionsgesetz (ISG) zu schulen. Diese (internen oder externen) Schulungen müssen insbesondere die internen Verfahren und Prozesse die bei der Erkennung von sanktionierten Personen und Entitäten, die Bearbeitung von potenziellen Treffern sowie den weiteren Umgang mit tatsächlichen Treffern (Sperrung, Bereitstellungsverbote und Meldung an FIU) umfassen (siehe hierzu u.a. unser spezifischen Kursformate Pflichten unter dem ISG – Aspekte des Screening-Prozesses und zu beachtende organisatorische Massnahmen sowie Screening & Adverse Media (Medienmonitoring)

Zentral ist es festzuhalten, dass der Schulungsplan sich nicht ausschliesslich auf Sorgfaltspflichtthemen im engeren Sinne beschränkt, sondern vielmehr sich generell auf verschiedene Compliance-Aspekte bezieht (SPG, Datenschutz, ISG etc.) und auch durchaus eng damit verbundene Aspekte wie Risikomanagement, Internes Kontrollsystem (IKS) sowie Evaluations- und das entsprechende Reporting- resp. Dokumentenwesen umfasst.

Die Schulungen sollen sowohl für Mitarbeiter der “1st, 2nd und 3rd Line of Defence“, als auch für die Leitungsebene durchgeführt werden . Bei der “First Line of Defense” handelt es sich um die an den Geschäftsbeziehungen direkt mitwirkenden Mitarbeiter (Sachbearbeitung und Kundenberatung). Die “Second Line of Defense” bezieht sich auf den Sorgfaltspflichtbeauftragten resp. die Compliance-Leitung. Die “Third Line of Defense” wird vom Untersuchungsbeauftragten resp. der internen Revision wahrgenommen.

Schulungsbedarf des Sorgfaltspflichtigen und einzelner Mitarbeiter identifizieren

Der betriebsspezifische Ausbildungsbedarf hängt von einer Reihe von Faktoren ab, bspw. auf der Organisationsebene

  • von der Grösse des Unternehmens (Anzahl Mitarbeiter etc.),
  • der bearbeiteten Märkte und Angebotenen Dienstleitungen,
  • der Qualifikation der Mitarbeitenden,
  • betrieblichen Änderungsprozessen, Personalfluktuationen, Abwanderung von Spezialisten,
  • Projekten,
  • etc.

Werden beispielsweise Mandate mit zahlreichen Bankverbindungen in der Schweiz betreut, ist das schweizerische spezifische Due Diligence Formularwesen wesentlich und zusätzlich zum liechtensteinischen SPG-Dokumentenwesen von zentraler Bedeutung (siehe u.a. unseren eLearning Kurs “Blick in die Schweiz mit Bezug auf AIA und VSB-Formulare (A,S,T,K)”).

Weiter beeinflussen der Personal – und Qualifikationsbedarf des Unternehmens resp. des Sorgfaltspflichtigen den betriebsspezifischen Schulungsbedarf ebenso wie bspw. spezifische Aspekte wie die Ausbildung von Lehrlingen sowie die Frage, welche Mitarbeitende mit welcher Qualifikation kurz- und mittelfristig das Unternehmen verlassen werden (bspw. Rente oder bereits eingereichte Kündigungen etc.).

Auf Ebene der Mitarbeitenden ist der individuelle Schulungsbedarf bspw. wiederum abhängig von der Position (Fachkraft, Führungskraft etc.) und konkreten Tätigkeitsbereichen (Kundenberatung, Sachbearbeitung (first line of defense); Compliance-Verantwortung (second line of defense) etc.). Auch Teilzeit- versus Vollzeitspensen spielen beim Schulungsbedarf eine Rolle.

Die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitenden ist ein entscheidender Faktor für die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit jeden Unternehmens und eine Voraussetzung für die Sicherstellung einer nachhaltigen wirksamen und effizienten betrieblichen Compliance.

Die betriebliche Aus- und Weiterbildung ist aber auch mit einem hohen Kapazitäts- und Ressourcenaufwand verbunden, wobei die Opportunitätskosten in Form von Zeitaufwand den grössten Kostenfaktor darstellen. Mitarbeitende, die sich weiterbilden, stehen während dieser Dauer (bspw. während Kursen oder Weiterbildungen, Studien etc.) nicht oder nicht vollumfänglich im Tagesgeschäft zur Verfügung. Entsprechend zentral ist es, sich ein Bild zu machen, welche sachlichen, zeitliche und personellen Ausbildungskapazitäten vorhanden sind, um intern die “Zielgruppe” für entsprechende Aus- und Weiterbildungen zu identifizieren und jeweils möglichst flexible, auf den Betrieb zugeschnittene Ausbildungsformate wählen zu können (intern vs. extern, physischer Präsenzunterricht vs. Online-Schulungen oder autodidaktische Modelle wie eLearning Kurse auf der Basis auf Schulungsvideos, Quizfragen etc.).

Ausbildungsformat(e) festlegen (intern vs. extern, Selbststudium)

Sorgfaltspflichtige haben eine grosse Flexibilität bei der Festlegung der Schulungsformate. So schreibt die FMA in ihrer Wegleitung 2018/7: “Idealerweise werden von den Sorgfaltspflichtigen und ihren Beschäftigten zusätzlich zu internen Schulungen und zum Selbststudium externe Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen besucht. Dabei ist es selbstverständlich zulässig, dass im Rahmen von internen Schulungen die Inhalte auch von externen Veranstaltungen in der Folge weitergegeben werden“.

Es ist bspw. durchaus hinreichend, gewisse Compliance-Themen im Rahmen von Selbststudien zu vertiefen. Wesentlich ist, dass Neuerungen auf dem Radar sind und die im Rahmen von Selbststudien behandelten Inhalte sowie die entsprechenden Daten und Zeiten dokumentiert sind. Auch hier gilt: Sorgfaltspflichtige müssen ihren individuellen Schulungsbedarf- und den entsprechenden Modus selbst festlegen. Entscheidend ist letztlich, dass die Sorgfaltspflichtigen jederzeit in der Lage sind, den Compliance-Anforderungen nachzukommen.

Konkrete Planung und Organisation

Die Konkrete Festlegung von Compliance-Themen für Schulungen von Abteilungen, Stellen und Mitarbeitende findet schliesslich ihren Niederschlag im Entwurf des Schulungsplans, welcher Bestandteil des Tätigkeitsberichts des Sorgfaltspflichtbeauftragten ist.

Auf der Grundlage der identifizierten Compliance-Themen und Schulungsschwerpunkten (wie bspw. SPG-Formularwesen, Business- & Customer Risk Assessment (BRA, CRA), Datenschutz, Sanktionsregimes und Screeningprozesse etc.) kann zugeschnitten auf den jeweils spezifischen Schulungsbedarf für die Abteilungen, interne Bereiche und Mitarbeitenden ein Planungsraster erstellt werden.

Bild: Muster Compliance Ausbildungsplan der Altmann Consultants GmbH

Wie können wir Sie unterstützen und begleiten?

Wir sind darauf spezialisiert, Praxiswissen zu spezifischen Compliance-Themen wie Sorgfaltspflichten, Datenschutz, Risikomanagement etc. effizient und effektiv bereitzustellen und Unternehmen in Liechtenstein und in der Schweiz wirksam durch die Regulierungsdynamik zu begleiten. Unser Business Model integriert hierbei folgende vier Produkt- und Dienstleistungskategorien:

Altmann Consultants GmbH wurde Anfang 2022 gegründet und verfolgt seitdem die Mission, Unternehmen in Liechtenstein und in der Schweiz bei der Bewältigung von Compliance-Themen zu begleiten und den effizienten und praktischen Zugang zu spezifischem compliance-relevanten Fach-Know How bereitzustellen. Wir entwickeln und erweitern beispielsweise für unsere Kunden spezielle Knowledge- und Kurs-Plattformen und führen regelmässig Schulungen zu regulatorischen Themen durch (online oder in den Betrieben vor Ort oder in Form von eLearning Formaten bestehend aus Schulungsvideos und Quizfragen).

Seit unserem Start im Frühjahr 2022 haben über 120 Unternehmen aus Liechtenstein und der Schweiz unsere Produkte und Dienstleistungen in Anspruch genommen. Über 60 % nutzen hierbei eine Kombination aus mindestens zwei der nachfolgenden vier Leistungskategorien der Altmann Consultants GmbH (siehe auch unsere Page “Zahlen und Fakten”).

Als Ihr Weiterbildungspartner und Business Consultant in Compliance-Angelegenheiten bieten wir Ihnen ein breites Spektrum an Kursen und Trainingsmöglichkeiten und begleiten Sie gerne bei der Planung der Aus- und Weiterbildung sowie bei der Erstellung und Implementierung Ihres Compliance-Ausbildungsplans.

Gerne sind wir für Sie da und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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