Praktische Erfolgstipps für Ihren Compliance Tätigkeitsplan

Sorgfaltspflichtige in Liechtenstein müssen neu jeweils für das Folgejahr einen Compliance Tätigkeitsplan erstellen. Wir möchten hierzu in diesem Blogartikel kurz auf die diesbezüglichen Erwartungen und Vorgaben eingehen sowie konkrete Inputs zur Erstellung und Implementierung eines solchen Dokuments geben.

Compliance Tätigkeitsplan neu Inhalt im Tätigkeitsbericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten

Liechtensteinische Sorgfaltspflichtbeauftragte sind verpflichtet, im Rahmen ihres jährlichen Berichts u.a. einen groben Entwurf eines Tätigkeitsplans zu erstellen. Dieser Compliance Tätigkeitsplan ist zu verschriftlichen und ist ein zwingendes inhaltliches Element des jährlichen Berichts des Sorgfaltspflichtbeauftragen (siehe hierzu auch S. 32 ff. der FMA-Wegleitung 2018/7 allgemeine und branchenspezifische Auslegung des Sorgfaltspflichtrechts in der Fassung vom 1. Juli 2023).

Neu ist somit das Erfordernis einer zukunftsgerichteten Planung und verschriftlichten Dokumentation von Tätigkeiten im Sorgfaltspflicht- resp. Compliance-Kontext, welche im jährlichen Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten zu integrieren sind.

Bislang enthielt der Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten in der Praxis im Kern einen Rückblick hinsichtlich der Wahrgenommenen Tätigkeiten in Sorgfaltspflicht- resp. Compliance-Bereichen sowie der vorgenommenen Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden. Der Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten umfasst nun zusätzlich zu vergangenheitsorientierten Elementen auch zukunftsgerichtete Bestandteile, konkret einen

• groben Entwurf/Schwerpunkte des Schulungsplans für das Folgejahr sowie einen
• groben Entwurf/Schwerpunkte des Tätigkeitsplans des Sorgfaltspflichtbeauftragten für das Folgejahr

In diesem Blogartikel wird der Fokus auf den Aspekt Compliance Tätigkeitsplan für das Folgejahr gesetzt. Der Aspekt eines zukunftsgerichteten Compliance-Schulungsplans haben wir bereits in einem separaten Blog-Artikel adressiert (siehe unseren Post Wie erstelle ich einen Compliance Ausbildungsplan?; siehe bzgl. dieser Thematik auch unseren Online-Workshop “Untersuchungs- & Sorgfaltspflichtbeauftragter – Textbausteine & Inputs für jährliche Berichte”).

Die für den Tätigkeitsplan massgeblichen Kern-Aufgaben und Pflichten des Sorgfaltspflichtbeauftragten umfassen gem. Art. 34 Sorgfaltspflichtverordnung (SPV) folgende Aktivitäten und Aspekte:

• Unterstützung und Beratung der Leitungsebene bei der Umsetzung der Sorgfaltspflichtgesetzgebung und der Ausgestaltung der damit zusammenhängenden internen Organisation, ohne ihr die Verantwortung dafür abzunehmen;
• Vorbereitung der internen Weisungen;
• Planung und Überwachung der internen Aus- und Weiterbildung der Beschäftigten, welche sorgfaltspflichtige Tätigkeiten ausüben.

Zusätzlich zum Art. 34 SPV gibt die FMA-Wegleitung 2018/7 Mindest-Inhalte für den jährlichen Bericht des Sorgfaltspflichtigen vor, welche zudem massgeblich sind für dessen Tätigkeitsplan. Hierauf wird im nächsten Punkt – “Identifikation von relevanten Compliance-Themen und notwendigen Tätigkeitsfeldern” – eingegangen.

Die FMA-Wegleitung 2018/7 erwartet hinsichtlich des Tätigkeitsplans einen groben Entwurf mit Schwerpunkten, also eine schriftliche Festlegung von wesentlichen thematischen Aktivitäts-Feldern, wobei aus dem Wort “Entwurf” hervorgeht, dass nicht eine vollumfängliche, definitive, finale Planung die Erwartung ist. Wie gesagt ist keine Detailplanung gefordert und es macht Sinn, folgende Elemente als Orientierung für den Compliance Tätigkeitsplan zu beachten:

Identifikation von relevanten Compliance-Themen und notwendigen Tätigkeitsfeldern

Die FMA-Wegleitung 2018/7 legt den Mindestinhalt für den jährlichen Bericht des Sorgfaltspflichtbeauftragten fest, wobei diese Vorgaben für die Identifikation von relevanten Compliance-Themen und der Ableitung von Tätigkeitsfeldern für das Folgejahr herangezogen werden können.

So hat der Sorgfaltspflichtbeauftragte im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung einen Bericht an die gesamte Leitungsebene zu übermitteln, in welchem über die Tätigkeiten im vergangenen Jahr ausgeführt werden (darin soll sowohl über die regulären/periodischen Tätigkeiten als auch über allfällige Sondertätigkeiten berichtet werden), der Bericht hat hierbei über vergangenheits-orientierte Elemente auch zukunftsgerichtete Inhalte zu beinhalten:

• neue Weisungsinhalte und wichtige Regulierungsänderungen, samt der dadurch möglichen Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit des Sorgfaltspflichtigen;
• eine Beschreibung etwaiger Änderungen bezüglich der Methode für die individuelle Risikobewertung einzelner Geschäftsbeziehungen und gelegentlicher Transaktionen (CRA) sowie allfälliger (notwendiger) Änderungen bei der unternehmensweiten Risikobewertung (BRA), die z.B. aufgrund allfälliger Risikoveränderungen notwendig sind;
• die Einstufung der Kunden bzw. Geschäftsbeziehungen nach Risikokategorie, einschliesslich der Zahl der Geschäftsprofile nach Risikokategorie, bei denen periodische Aktualisierungen durchzuführen sind (abgesehen von Aktualisierungen, die anlassbezogen (ad hoc) erforderlich werden);
• statistische Daten und allfällige nähere Informationen zur Zahl (i) der besonderen Abklärungen (Art. 9 Abs. 4 SPG) sowie zur Zahl (ii) der erstatteten Verdachtsmitteilungen (aufgeschlüsselt nach Ort der Niederlassung/Dienstleistungserbringung des Sorgfaltspflichtigen), (iii) der Kundenbeziehungen, die aufgrund von Bedenken im Zusammenhang mit Geldwäscherei, organisierter Kriminalität und Terrorismusfinanzierung beendet wurden und (iv) der eingegangenen Anfragen von der SFIU, dem Landgericht und der Staatsanwaltschaft;
• eine kurze Beschreibung der internen Organisation, inklusive der personellen und technischen Ressourcen, und allfällige im Berichtsjahr vorgenommene Änderungen;

• eine Liste der delegierten und ausgelagerten Prozesse, Aufgaben und Funktionen sowie eine Beschreibung der in diesem Zusammenhang durchgeführten Überwachungsmassnahmen;

• eine Beschreibung eines allfälligen Rückstaus bei den aufgrund der internen Weisungen auszuführenden Tätigkeiten;

• eine Beschreibung der von den Mitarbeitern durchgeführten Schulungen sowie ein grober Entwurf/ Schwerpunkte des Schulungsplans für das Folgejahr;

• einen groben Entwurf/Schwerpunkte des Tätigkeitsplans des Sorgfaltspflichtbeauftragten für das Folgejahr;

•  eine Beschreibung der im Rahmen von Vor-Ort-Kontrollen der FMA oder von externen Prüfern getroffenen Feststellungen sowie der vom Sorgfaltspflichtigen diesbezüglich veranlassten Massnahmen und deren Fortschritte;

•  eine Beschreibung der von der FMA oder von externen Prüfern durchgeführten Aufsichtstätigkeiten sowie allfälliger Aufsichtsmassnahmen oder Strafen und die diesbezüglich vom Sorgfaltspflichtigen gesetzten Schritte und allenfalls deren Stand.

Aus den obigen Punkten lassen sich Fragen ableiten, welche eine systematische und effiziente Erstellung vom Compliance Tätigkeitsplan ermöglichen, wobei es sinnvoll ist, sich an “internen Faktoren” (innerbetriebliche resp. betriebsspezifische Impulse und To Dos) sowie “externen Faktoren” (To Dos “von Aussen”, bspw. aufgrund von Kontrollen etc.) zu orientieren:

Skizzierung von Themen, Zuständigkeiten und Deadlines für den Compliance Tätigkeitsplan

Ausgehend von obigen Fragestellungen kann eine Gruppierung in “interne Faktoren” und “externe Faktoren” erfolgen, welche To Dos auslösen. Siehe nachfolgend schematisch:

Gibt es beispielsweise Feststellungen von Wirtschaftsprüfern aufgrund der SPG-Kontrolle mit entsprechenden Fristen, dann ist die Deadline entsprechend aufgrund dieses “externen Faktors” vorgegeben und kann im Compliance Tätigkeitsplan aufgenommen werden.

Gibt es andererseits “interne Faktoren” wie bspw. einen Rückstau bei Compliance-Projekten, dann setzt die oberste Leitung und der Sorgfaltspflichtbeauftragte die entsprechenden Deadlines.

Schematisch können somit interne Bearbeitungsfristen und Zuständigkeiten in einem Raster aufgenommen und der entsprechende Compliance Tätigkeitsplan für das Folgejahr aufgebaut werden, was sich exemplarisch – und hier stark vereinfacht gezeigt- schematisch wie folgt darstellen lässt:

Wie können wir Sie beim Compliance Tätigkeitsplan unterstützen und begleiten?

Wir sind darauf spezialisiert, Praxiswissen zu spezifischen Compliance-Themen wie Sorgfaltspflichten, Datenschutz, Risikomanagement etc. effizient und effektiv bereitzustellen und Unternehmen in Liechtenstein und in der Schweiz wirksam durch die Regulierungsdynamik zu begleiten. Unser Business Model integriert hierbei folgende vier Produkt- und Dienstleistungskategorien:

• Business Consulting (bspw. Begleitung bei Compliance-Projekten, Bereitstellung von Templates und Vorlagen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Sorgfaltspflichtkontrollen sowie im Zusammenhang mit Dokumentationen und Evaluationen wie bspw. Business Risk Assessments (BRA), Internes Kontrollsystem (IKS) etc.)
• In-House Trainings bei Betrieben vor Ort,
• Online-Kurse sowie
• eLearning Lösungen.

Altmann Consultants GmbH wurde Anfang 2022 gegründet und verfolgt seitdem die Mission, Unternehmen in Liechtenstein und in der Schweiz bei der Bewältigung von Compliance-Themen zu begleiten und den effizienten und praktischen Zugang zu spezifischem compliance-relevanten Fach-Know bereitzustellen. Wir entwickeln und erweitern beispielsweise für unsere Kunden spezielle Knowledge- und Kurs-Plattformen und führen regelmässig Schulungen zu regulatorischen Themen durch (online oder in den Betrieben vor Ort oder in Form von eLearning Formaten bestehend aus Schulungsvideos und Quizfragen).

Seit unserem Start im Frühjahr 2022 haben über 120 Unternehmen aus Liechtenstein und der Schweiz unsere Produkte und Dienstleistungen in Anspruch genommen. Über 70 % nutzen hierbei eine Kombination aus mindestens zwei der nachfolgenden vier Leistungskategorien der Altmann Consultants GmbH.

Als Ihr Weiterbildungspartner und Business Consultant in Compliance-Angelegenheiten bieten wir Ihnen ein breites Spektrum an Kursen und Trainingsmöglichkeiten und begleiten Sie gerne bei der Erstellung und Implementierung Ihres Compliance Tätigkeitsplans.

Gerne sind wir für Sie da und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Altmann Consultants GmbH

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